Acerca de Progress Medical Labs
Progress Medical Labs es un laboratorio de diagnóstico molecular especializado en pruebas basadas en PCR. Estamos comprometidos con resultados precisos, puntuales y un servicio excepcional a los clientes y pacientes a los que apoyamos. A medida que crecemos, buscamos un Administrador de Laboratorio fiable y detallista para que nuestras operaciones diarias funcionen sin problemas.

Resumen del puesto
El Administrador del Laboratorio es la columna vertebral operativa del laboratorio, uniendo el proceso de admisión inicial con las funciones empresariales y administrativas que mantienen el laboratorio en funcionamiento. Este puesto se encarga de la adquisición de muestras, nóminas y contabilidad, el soporte al cliente para nuestro portal de Sistemas de Información de Laboratorio (LIS), la gestión de suministros y la amplia gama de tareas administrativas diarias que surgen en un entorno de pruebas moleculares acelerado. El candidato ideal está muy organizado, se siente cómodo gestionando prioridades en competencia y es capaz de moverse con fluidez entre el apoyo práctico en el laboratorio y las responsabilidades administrativas.

Responsabilidades clave
Acceso de muestras
• Recibir, registrar y incorporar los especímenes entrantes de forma precisa y rápida en el LIS.
• Verificar la información de pacientes y de solicitudes, señalar discrepancias y resolver datos faltantes o incompletos con los clientes que lo someten.
• Garantizar el correcto etiquetado, manejo y documentación de la cadena de custodia de las muestras conforme a los protocolos de laboratorio.
• Mantener los estándares de tiempo de respuesta priorizando los flujos de trabajo de acceso durante el volumen pico.
Nóminas (ADP)
• Procesar la nómina con precisión y en plazo mediante ADP.
• Mantener registros de tiempo de los empleados, registrar el PTO y conciliar discrepancias en la puntuación.
• Coordinar la configuración de la nómina para nuevas contrataciones y despidos, y mantener registros confidenciales de los empleados.
Soporte contable (QuickBooks)
• Tener experiencia trabajando con QuickBooks, incluyendo cuentas a pagar y por cobrar, facturación y seguimiento de gastos.
• Conciliar cuentas y ayudar con el cierre de mes y la elaboración de informes financieros.
• Hacer seguimiento de los pagos a los proveedores y apoyar la elaboración de presupuestos y la preparación de auditorías según sea necesario.

Soporte para clientes / portal LIS
• Incorporar y entrenar a los clientes en el portal LIS, incluyendo la entrada de pedidos, recuperación de resultados y funciones de reporte.
• Servir como primer punto de contacto para preguntas en el portal y resolución de problemas, escalando problemas técnicos según sea necesario.
• Desarrollar y mantener materiales de formación y guías de referencia rápida para los clientes.
Gestión de Suministros e Inventario
• Atender las solicitudes internas y de suministro para clientes de manera oportuna.
• Monitorizar los niveles de inventario, realizar pedidos y mantener niveles de par para reactivos, consumibles y kits de colección.
• Rastrear los envíos, verificar las entregas en relación con los pedidos y gestionar las relaciones con los proveedores.
Administración general
• Gestionar tareas administrativas diarias diversas, incluyendo correspondencia telefónica y por correo electrónico, programación, archivo y registro de datos.
• Apoyar los esfuerzos de cumplimiento y documentación según las indicaciones de la dirección del laboratorio.
• Identificar e implementar mejoras en los procesos para aumentar la eficiencia administrativa.
• Proporcionar apoyo transversal al personal de laboratorio y operaciones según sea necesario.

Cualificaciones
Obligatorio
• Diploma de secundaria o equivalente; Se prefiere un título de asociado o de grado.
• 2+ años de experiencia administrativa, operativa o de apoyo de laboratorio, idealmente en un entorno clínico, diagnóstico o sanitario.
• Experiencia práctica con software de nóminas (ADP) y software de contabilidad (QuickBooks).
• Dominio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook) y facilidad para aprender rápidamente nuevos sistemas de software.
• Sólidas habilidades organizativas y una atención meticulosa al detalle.
• Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal.
• Capacidad para manejar información confidencial con discreción (conciencia de HIPAA).

Preferido
• Experiencia en un entorno molecular, PCR o laboratorio clínico.
• Familiaridad con los Sistemas de Información de Laboratorio (LIS) y los flujos de trabajo de acceso a muestras.
• Experiencia en atención al cliente o formación de clientes.
Habilidades y atributos
• Capaz de gestionar múltiples prioridades y cambiar plazos sin perder precisión.
• Solucionador de problemas autodirigido que toma la iniciativa en los asuntos cotidianos.
• Colaborador en equipo, cómodo apoyando tanto funciones de laboratorio como de negocio.
• Adaptable y tranquilo bajo presión en un entorno de alto volumen.
Entorno de trabajo y requisitos físicos
• Puesto in situ en un entorno de laboratorio.
• Puede implicar manipular especímenes biológicos conforme a los protocolos de seguridad y los requisitos de EPP.
• Levantamiento ocasional de envíos de suministros (hasta 25 libras).
• Periodos prolongados de trabajo en ordenadores y escritorio.
Compensación y beneficios
Remuneración acorde con la experiencia. 45.000 - 60.000 $